资助项目的成本分担政策
背景
成本分担是大学对赞助项目的总成本作出的承诺。这些费用是超出部门在其业务上已经支出的实际支出。支出必须是可识别的，并在奖助金的开始和结束日期内进行。使用现有的大学财产或设备不代表费用分摊。
定义
强制性费用分担:赞助机构要求的费用分担，作为奖励的条件之一。这种类型的成本分摊必须包括在提案预算中，并且通常包括在授予通知中。它必须通过赠款帐户在大学的会计记录中充分记录。
自愿承诺的费用分担:赞助机构不要求的费用分担，但大学已经承诺。如果提案预算中包含这种类型的成本分摊，则必须在大学的会计记录中充分记录。自愿分担成本的一个常见例子是，项目负责人在没有任何相应的资金要求的情况下，在预算中为项目投入一定比例的努力。
自愿未承诺成本分担:在赞助协议中未承诺或预算的成本分担。它不需要为会计目的而跟踪或向保荐人报告。自愿的未承诺的成本分担通常是由于项目的成本超支或PI工作超过了建议的数量。
成本分担效应
大学的政策是只有在机构要求时才提供费用分摊。在有限的情况下，将考虑分摊费用，如果由于提案的竞争性而认为有必要分摊费用，则须经核准。大学成本分摊需要将院系或大学资源重新分配给特定的赞助协议。因为资源可能是稀缺的，所以当发起人不需要资金时，或者当项目没有资金也可以完成时，不要过度投入资金是很重要的。
还应指出，分摊费用的承诺减少了大学的设施和行政费用(间接费用)，因为在计算费用时，它被视为研究基础的一部分。
Allowability
为了成为允许的成本分摊费用，成本必须符合以下所有条件:
- 它必须是必要的、合理的，并且与项目目标直接相关。
- 它必须发生在项目的开始和结束日期之内。
- 它必须在大学的会计或时间和精力记录中进行验证。成本分摊的跟踪、报告和证明都要接受审计。
- 它必须是联邦统一指导条例和赞助奖励条款允许的费用。
以下将被认为是不允许的费用分摊:
- 保荐人不允许的行政工资、服务和用品，因为它们包含在我们的F&A费率中。
- 大学现有设备或设施。
- 工资超过规定上限。
- 在任何其他赞助项目中用作分摊费用的费用。
- 另一项奖励的联邦资金。
- 在统一指南，子部分E，成本原则中定义的不允许成本。
与工作报告的关系
当一名教员的时间被承诺为提案中的成本分摊时，该承诺应由PI，部门和教务处审查，以确保对项目的贡献仍然在100%的努力分配范围内。由于所有的成本分摊(强制性和自愿性)都必须有完整的文件记录，项目负责人必须在他们的月度时间和努力报告中包括并证明对项目的努力不是直接收费的。这份时间和努力报告是大学核实费用分摊是否按照承诺执行和履行承诺的手段。
第三方成本分担
如果次级获奖人在其提案预算中做出成本分摊承诺，大学将要求次级获奖人在其发给大学的发票中保留记录、报告并证明该成本分摊。没有成本分摊细节和认证的发票将不予支付。PI必须批准这些付款发票，表明捐款已收到。
如果承诺的费用分摊是由非次级受奖人的第三方提供的，PI将收集第三方抬头的文件，说明费用分摊的发生及其价值。捐赠的物资、设备、建筑物和其他捐赠应按当前市场价值计价。捐赠的服务应按类似工作的报酬来估价。
费用分摊承诺的变化
完成赞助项目目标所需的实际努力和其他成本可能与提议和奖励的不同。如果需要更改费用分摊的承诺金额，应将修订后的费用分摊计划提交赠款会计同意，并转交给奖励机构批准。大学一定会达到费用分摊的要求。如果没有，奖金将相应减少。
报告
大学有责任证明它已经履行了强制性的费用分摊承诺。为了做到这一点，PI必须确定所有共同的直接成本，作为提案准备和批准过程的一部分。建议预算应显示承诺分担的费用及其来源，包括帐户号码。一旦授予，最好在设立赠款帐户时为费用分摊承诺提供资金。拨款会计负责向赞助机构报告这一费用分摊情况。
(修订08/02/17)