现金收付政策及程序

目的

概述资金的处理政策，以确保大学收入的准确记录和减少欺诈的风险

政策

此策略将资金单独定义为

  1. 现金(货币和硬币);
  2. 支票和汇票;
  3. 信用卡支付;和
  4. EFT /空调采暖/电汇。

 

答:一般

如果一个部门收到任何类型的资金，必须控制到位，使资金得到妥善保护、核算和记录。

  1. 所有现金、支票和汇票均应直接存入出纳办公室的学生账户。
  2. 在任何情况下均不得以现金收入付款(即购买、退款或兑现个人支票)。

b .保管

  1. 资金应保存在安全的地方，只有获得授权的人员才能进入。授权人员应保持在绝对最低限度。
  2. 所有支票的抬头人为卫斯理大学，并在收到支票后附有限制性背书。请致电x2827与出纳处联络，订购签注章。支票不能支付给某个部门或某个人。各部门还应确保在支票的某处标明部门名称或FRS账号和目标代码。

C.职责分工

在可能的情况下，诸如收集资金、保存文件、准备存款和核对记录等职责应由不同的人分别负责。当职责分离不可能时，需要个人问责和彻底的管理监督和审查。

D.支持记录

资金的收集必须有充分的记录，详细说明资金的收集和存放情况。

  1. 支持性记录的例子有收款机磁带、预先编号的收据、现金收据日志、未使用的票据和对账单。
  2. 证明文件详细说明收据的性质、来源、日期和金额。

e .存款

  1. 资金至少每周存入一次，或者当金额超过200美元时存入。
  2. 支票可以通过办公室间邮件发送，但在任何情况下，货币和硬币都不能通过办公室间邮件发送。货币必须在正常营业时间内亲自交付，并且必须封装在密封的信封中，并存放在位于北学院1楼学生会计办公室的安全投递箱中。
  3. 所有存款必须附有存款传送表或由出纳员事先批准的表格，这是一个部门的具体需要。
    1. 每种基金类型(货币、支票、收费、电子转账/电汇)必须在单独的表格上提交。
    2. 外国银行(包括加拿大银行)的支票存款必须提交单独的表格，因为存款将转到银行的外国托收部门。
  4. 一旦交存文件完成，应按下列方式制作和分发副本:
    1. 一份交给负责审核账目的人。这个人负责确保存款准确地记录在财务系统中。这个人不应该是收集资金或准备存款的人。
    2. 两份连同现金、支票和汇票的保证金一起提交出纳处。信用卡付款和电汇一份就足够了。
  5. 对现金、支票和汇票的存款，应以下列方式之一向出纳处出具存款证明:
    1. 在正常工作时间内将存款放在安全的投递箱中，当资金存入银行时，将通过办公室间邮件将存款传送的验证副本邮寄给准备人员。
    2. 如本署欲索取寄存收据，寄存者须另带一份“寄存通知书”副本，并加盖“已收讫未核实”的印章。当资金存入银行时，验证副本将通过办公室间邮件邮寄回编制人。

f .和解

审核账户的人有责任检查财务系统，并核实资金是否已被记入正确的账户。这个人不应该是收集资金或准备存款的人。

为了确保存款的完整性，部门进行对账是非常重要的。

  • 根据业务活动的程度，将按每日、每周或每月进行对账。
  • 一份活动报告将被用来记录项目收入，并验证过程中没有发生欺诈行为。报告的形式可以是收到的报名、售出的门票、库存等。
  • 每个产品或活动收取的美元金额乘以销售数量，支持存款和财务系统收入帐户。
  • 对账应由账户负责人编写，而不是收取资金或准备存款的人。对账也需要部门经理审核并签字。

额外的信息

A.其他保证金资料

  1. 所有的支票都必须在支票上标明存款部门的名称。这可以是:
    1. 在背书章上列出部门名称
    2. 在支票上书写或盖章部门名称
    3. 在支票上填写FRS账号和目标代码
  2. 货币和硬币必须用银行认可的包装纸包装，这些包装纸可以从出纳处获得。这些包装只能用于包装上预先写好的金额(即25美分的包装中正好有10美元的25美分，不能用于更少的金额)。不同的面额不应该混合在一个包装。对于票据，标准的银行协议是:
    1. 50美元的单人包装纸
    2. 100美元的单张或五张包装纸
    3. 5元或10元的包装纸要200美元
    4. 十元或二十元的纸包五百元
    5. 20元、50元或100元的包装纸要1000美元
  3. 如果货币或硬币数量低于标准包装数量，则应按面额分开，夹在一起或放在单独的信封中。

B.超额和短缺

如果存款不正确，出纳办公室将与您联系讨论。如果差异很小，您可以授权对存款传送表进行更正，出纳处会将更正后的副本寄给您。如果差异较大，您将被要求领取押金进行审核和更正。